Fra 21.-23. juni gikk det aller første Kulturytring Drammen av stabelen. Tre dager fylt med debatter, kunstytringer, samtaler, møter, både i Drammen og over skjerm. Det har vært debatt, diskusjon, men ikke minst har det vært dialog på tvers av interesseområder, på tvers av sektorer og på tvers av organisasjoner.

Arrangementet kort oppsummert:

• 3 dager
• 6 scener
• 54 arrangører
• 80 arrangementer
• 200 publikumsplasser i Drammen
• Ubegrenset antall digitale plasser

Allerede fra starten av planleggingen så vi for oss en digital versjon av Kulturytring Drammen, men da smittesituasjonen strammet seg ytterligere til våren 2021, var det vesentlig for oss å kunne nå ut til publikum med det omfattende programmet. Norsk kulturforum, som er initiativtakeren til Kulturytring Drammen, er en nasjonal organisasjon, og for oss var det også en stor verdi å kunne nå ut til fagfolk og interesserte i hele landet, uten at de trengte å reise fra sine hjemsteder.
- Hege Knarvik Sande, (tidl.) generalsekretær i NOKU

Slik var det for de digitale deltakerne

Alle som deltok digitalt fikk tilsendt link og personlig innlogging til Kulturytring Drammen plattformen. Der fant de all relevant informasjon samt fullt og alltid oppdatert program over hva som skjedde når. Fra programmet fikk de enkelt tilgang til å følge direktesendingene fra alle de 6 scenene. I interaktivitetsfeeden ved siden av sendingene fikk de mulighet til å sende inn spørsmål til scenen og svare på avstemninger.

I løpet av dagen ble det lagt ut opptak av tidligere sendinger slik at enkelt kunne gå tilbake for å se opptak av det de måtte velge bort eller gikk glipp av tidligere. På den måten fikk hver deltaker mulighet til å hele tiden velge innholdet som var mest relevant og interessant for den enkelte.

Slik var det for de fysiske deltakerne

Alle deltakere som var fysisk tilstede i Drammen fikk tilsendt en personlig link til Kulturytring Drammen web-appen. Der fant de samme relevante informasjon og oppdaterte program som de digitale deltakerne men i et mobiltilpasset format. I tillegg fant de ytterligere informasjon om hvordan komme seg til Drammen og de ulike scenene, samt opplysninger og regler for smittevern under arrangementet. Fra web-appen kunne også deltakere i salen sende inn spørsmål, slik at moderator på scenen fikk alle spørsmål samlet på ett sted uavhengig om de kom fra de hjemme eller de i salen.

For å holde oversikt over hvem som var tilstede inneholdt også web-appen en QR-kode som deltakerne viste frem for innskanning til hvert arrangement.

Slik var det for NOKU som arrangør

Med systemet fra Tappin kunne NOKU enkelt kommunisere med alle deltakere, uansett om de deltok fysisk eller digitalt. Program og relevant informasjon oppdateres automatisk på både plattform og web-app fra samme sted, og det var mulig for nye deltakere å registrere seg underveis og automatisk få tilgang til alt.

Prosjektledere fra Tappin bistod NOKU under gjennomføringen ved å sikre at innskanningen av deltakernes QR-kode ved alle innganger fungerte som det skulle og at alle direktesendinger ble overført på rett plass til rett tid på den digitale plattformen.

NOKU opplevde en umiddelbar verdi av å benytte Tappin til gjennomføringen av dette arrangementet. Tappin ble valgt som leverandør basert på gode erfaringer fra tidligere leveranse i tillegg til at prisen var konkurransedyktig. Det var også viktig for NOKU å velge et norskdrevet firma med personlig oppfølging og nær kontakt.

Samarbeidet med Tappin opplevde vi som svært godt. Vi fikk god oppfølging og hjelp i forkant av arrangementet, og under gjennomføringen var to fra Tappin til stede. De bidro sterkt til at gjennomføringen gikk så bra som den gjorde, i samarbeid med strømmeselskapet Godt sagt fra Drammen og oss i administrasjonen. Vår personlige kontakt fra Tappin gjorde langt mer enn det som er forventet, og var et positivt bidrag til hele gjennomføringen av Kulturytring Drammen.
- Hege Knarvik Sande, (tidl.) generalsekretær i NOKU

Om å planlegge hybride eventer

NOKU er klare på at de vil fortsette planlegge og gjennomføre hybride arrangementer fremover også etter at restriksjoner er borte.

Vi planlegger hybride arrangementer fordi det i større grad forventes nå enn tidligere. Videre er det viktig for oss å nå ut til hele landet, ikke bare for Kulturytring Drammen, men også for øvrige arrangementer Norsk kulturforum står for. Verdien er i at vi når ut til flere, publikum slipper reisedager, men man kan likevel samles på en digital plattform.
- Hege Knarvik Sande, (tidl.) generalsekretær i NOKU