<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=151809838993421&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Case: Hvordan fungerer planleggingen av et hybrid event med Tappin i praksis?

Case: Hvordan fungerer planleggingen av et hybrid event med Tappin i praksis?
På scenen fra NOKU

Da Kulturytring skulle avholdes for aller første gang sommeren 2021, hadde arrangørene et utfordrende utgangspunkt med en overhengende pandemi å forholde seg til. Løsningen ble et hybrid arrangement, og Tappin leverte den tekniske plattformen.

HubSpot Video

 

Kaia Brænne i Norsk kulturforum (NOKU) merket tidlig at Tappin forsto hva det innebar å arrangere et hybrid arrangement, der deltakerne både var til stede fysisk og digitalt: 

– Dette er veldig proffe folk, som kan være en god dialogpartner også i planleggingen, så ta den telefonen tidlig, forteller hun om samarbeidet med Tappin i opptakten til Kulturytring 2021.

Og det er nettopp her hun mener Tappin utmerker seg: en fleksibel og erfaringsbasert tilnærming til nettopp ditt arrangement. Kulturytring 2021 besto av seks scener med parallelle arrangementer over tre dager. En logistisk utfordring for både arrangører og deltakere skulle man kanskje tro, men med Tappins løsninger ble det like fullt et oversiktlig og ryddig arrangement totalt sett.

Behind the scenes - NOKU-1

– Når man har et så stort arrangement, med så mange parallelle sesjoner, har man en annen forventning som publikummer. Å kunne gå på hotellet etterpå og se det foredraget man ikke rakk fordi man satt i noe annet, at all kommunikasjonen kommer fra samme sted, og at det er lett å orientere seg om hvor man skal gå for å få med seg foredrag fysisk, sier Kaia, før hun legger til at Tappins digitale verktøy også løfter opplevelsen som fysisk publikummer. Mer om det senere.

Engasjerer både fysiske og digitale deltakere

Janette Haukland fra Sponsor- og Eventforeningen stemmer i med Kaia, og mener at utfordringen med hybride arrangementer er å engasjere både de som deltar fysisk, og de som deltar digitalt. Og det er nettopp her hun mener Tappin leverer den ideelle løsningen: 

– Vi setter stor pris på den kompetansen Tappin tilfører digitale og hybride arrangementene våre, og all funksjonaliteten som følger med. Det gjør at vi kan engasjere de som ser på i mye, mye større grad, både i forkant og under arrangementene, forteller Janette. 

Hun nevner blant annet funksjoner som å sette sammen grupperom, møtebooking og chattefunksjoner. I tillegg tilbyr Tappin løsninger for registrering av deltakere, navigering i arrangementer, spørreundersøkelser og mye, mye mer. 

NOKU arrangement

Tappins mobile løsning gjør at også de fysiske publikummerne kan benytte seg av de digitale verktøyene. Dette gjør det mulig å interagere med arrangementet uavhengig av hvordan du deltar. For publikummere tilstede betyr dette både pose og sekk – det beste av tilstedeværelse og digital deltakelse samtidig. Eller som Kaia sier det:

– Det er en hybrid måte å være publikummer på også.

Gode tekniske løsninger senker terskelen for deltakelse

Deltakerne på Kulturytring, og andre arrangementer som benytter seg av Tappins løsninger, trenger ikke være redd for å gå glipp av noe – uansett hvordan man deltar. Dette tror vi er fremtidens måte å holde arrangementer på. Det kan være ulike årsaker til at noen foretrekker å delta fysisk, og andre digitalt. Med et hybrid arrangement treffer du begge målgrupper, og dermed et potensielt langt bredere publikum.

Ved å velge Tappins trygge og enkle løsning, gir du også deltakerne dine et godt beslutningsgrunnlag for å velge hvordan de ønsker å delta. Ved å tilby fullverdige løsninger for både fysiske og digitale deltakere, insentiverer du også til å ta bærekraftige valg. For det er kanskje ikke nødvendig å fly tur/retur samme dag for delta på et fysisk seminar dersom den digitale løsningen gir samme opplevelse? 

På scenen - NOKU-1

Være seg pandemi, en hektisk hverdag eller reiseutgifter: Tappin tilbyr et reelt alternativ til de som ikke har anledning til å møte opp fysisk. Samtidig er vi opptatt av at arrangementet skal oppleves som fullstendig og gjennomtenkt for de som er til stede. Tappin inngår ikke kompromisser på dette området – det skal være gøy å delta uansett hvor du befinner deg!

Kulturytring 2021 ble en hybrid suksess

I Kulturytrings arrangementsrapport kan en blant annet lese at Tappin leverte arrangementets digitale plattform via vår web-løsning, der programmet ble strømmet fortløpende, og programpostene også lå tilgjengelige etter arrangementslutt. Tappin var tilstede i Drammen under hele arrangementet, og sørget for smidig registrering av deltakere, samt feilfri sending av livestreams til den digitale plattformen. Hele rapporten fra Kulturytring 2021 kan du lese her

Gruppebilde av Ingrunn fra Tappin med NOKUFra venstre: Kaja Brænne (NOKU), Ingunn Dahl-Engh (Tappin) og Janette Haukland (Sponsor- og Eventforeningen)

Om samarbeidet med Tappin under Kulturytring, sier Kaia følgende:

– Jeg tenker det viktigste for oss er at vi samarbeider med en som er fleksibel, som forstår kulturfeltet, og som kan være med på den runden det er å kna et sånt arrangement. Og finne ut hvordan man best mulig kan løse det. Så der er det hybride, og samarbeidet med Tappin, kjempeviktig.

Skal du lage et arrangement, og lurer på hvilke løsninger du skal velge? Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat eller kaffekopp, så finner vi de beste løsningene for deg – sammen. 

Andre stories